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COVID-19 UPDATE 3/31/20

To our Beauty Community,

 

We hope that you and your loved ones are staying healthy and safe during this challenging time. I am writing today to share the steps and tough decisions we have made to ensure our business is prepared to navigate this environment and strengthen our ability to ultimately welcome our beauty community back to our stores. Earlier, we had relayed that our stores would be closed through Friday, April 3. They will now remain closed until we can responsibly welcome back clients and staff, based on guidance from public health authorities.

 

We believe keeping stores closed is the right thing to do, but it means we have to make changes to our business, while keeping our employees informed of what the changes mean for them. Like many retailers with an extensive physical store business, there are tough decisions to be made to adapt to an unprecedented and uncertain environment.

 

In the US, we have made the difficult decision to let go a portion of our part-time and seasonal store employee base. The impacted employees are ones who have been with our company for a short tenure and worked limited hours. They have all been offered severance and provided with resources to support their transition, including coordination with companies that provide essential services and may be hiring at this time. It’s our sincerest hope that we are able to bring them back on staff in the near future. For our 9,000+ remaining US store employees, which represent the vast majority of our total US employees, we have been able to ensure they will be paid 100 percent based on average hours worked and existing health benefits through late May or until our stores re-open, whichever happens sooner. This includes all of our full-time store employees and licensed Beauty Advisors.

 

To support these decisions, we have implemented measures across the business and at our corporate headquarters to responsibly manage costs and ensure resources are going toward our people whenever possible. We have also made a significant incremental contribution to our Sephora Stands Together Fund, which provides emergency financial assistance to employees in need.

 

We believe these actions taken together will support the long-term health of our business, protect our people and preserve our ability to reopen our stores when that time comes.

 

Thank you again for your loyalty and support.

 

Sincerely,

 

Jean-André Rougeot
President & CEO, SEPHORA Americas

 

 

FAQ: updated as of April 14 with additional information.

 

 

What percentage of Sephora’s employees were impacted by this announcement? Were all part-time employees laid off?

  • We made the very difficult decision to let go of less than half of our part-time and seasonal store employees. In total, we have kept 70% of Sephora’s US store employees (full- and part-time) and more than 80% of Sephora’s overall US workforce on staff. All employees who depend on Sephora for health benefits were retained.
  • This was a decision that we never wanted to make, and we recognize the effect this will have on impacted employees’ lives. It is our sincerest hope that we will be able to rehire these individuals in the future.

 

Will Sephora’s remaining U.S. store employees continue to receive their full pay?

  • Our 9,000+ remaining US store employees, who represent the vast majority of our US workforce, will receive 100% of their normal base salary and all of their existing health benefits through late May or until our stores reopen, whichever happens sooner. This includes all of our remaining full- and part-time store employees and licensed Beauty Advisors.

 

What resources did Sephora provide to impacted store employees?

  • We have offered all impacted employees a severance package to bridge the gap to unemployment assistance, if they choose to file.
  • Additionally, we have set up a resource library where they can access a range of information, including transition support, a list of companies hiring 10,000 or more employees, tips and tools for landing their next job (outplacement services), and other useful information to provide as much support as possible during their transition.
  • Once our stores are in a position to begin conversations around rehiring, we will be reengaging with impacted individuals who are interested in rejoining the Sephora team. 

 

Can impacted employees still apply for unemployment insurance if they accept the severance package?

  • Yes. All impacted employees are eligible to apply for unemployment benefits, and accepting the severance package Sephora offered does not affect their eligibility to apply. Ultimately, the state in which an employee resides will determine whether or not an individual is eligible to receive unemployment benefits.
  • Employees should call their local unemployment office or visit their state’s unemployment website (for example, if you live in California, you can search “California Unemployment Insurance”) for instructions on how to file for benefits.

What about your stores in Canada? Any impact there?

  • Canadian stores will also remain closed until we can responsibly welcome back clients and staff based on guidelines from public health authorities.
  • For our Canadian store teams, we will retain all full-time and part-time employees. However, in accordance with the changes we made to our US store staff, during the store closure all Canadian store employees will temporarily receive 80% of their base pay but will continue to receive 100% of their existing health benefits through late May or until stores reopen, whichever happens sooner, and we will reassess at that point.
  • Corporate employees in Canada will observe a reduced work schedule of 32 hours per week and the same pay reductions as our Canadian store employees during this period.
  • Employees may elect to use part of their accrued vacation to mitigate the effect of these measures.

Why did Sephora take different actions in the US and Canada?

  • We have extended our store closures in both the US and Canada. However, our specific decisions were different in each country in order to adhere to different regional employment laws.
  • In Canada, both corporate and store employees are taking a 20% pay cut. Employees may elect to use their paid time off (PTO) to reach 100% of their salary. In the US, both corporate and store employees will take a six-day mandated PTO, which is the equivalent of approximately 20% of salary during the store closure period.

 

Why did you decide to lay off these employees, as opposed to furloughs?

  • First, it is our sincerest hope that we will be able to rehire these individuals in the future.
  • With all of the uncertainty right now, we have no firm timeline on exactly when stores will reopen or what our ability to rehire will be at that time. We chose a course of action where we could be upfront and transparent with impacted employees, offer severance, and open the door for employees to seek other immediate work.
  • When companies announce furloughs, there is no guarantee that the furloughed employees will be brought back on payroll; furloughs can be extended, or the position may ultimately be eliminated after a furlough period ends.

 

 What measures have you taken at a corporate level to proect the business?

  • Our corporate offices have implemented a profit protection plan to conserve resources and focus on the essentials that are needed to drive our business in today’s environment, including delaying a majority of our planned new store openings and streamlining marketing and IT initiatives.
  • All US store and corporate employees, including executive leadership, will be required to take a six-day mandated PTO. This is the equivalent of approximately 20% of salary during the shutdown.
  • Corporate employees in Canada will observe a reduced work schedule of 32 hours per week and the same pay reductions as our Canadian store employees during this period.
  • Further, we have made a significant incremental contribution to our Sephora Stands Together Fund, which provides emergency financial assistance to both store and corporate employees in need.

 

What are your plans for your e-commerce business and distribution centers?

  • Our e-commerce business currently remains operational.
  • We have implemented every health and safety measure recommended by the CDC, as well as additional safeguards, to promote a safe and productive environment in our distribution centers. This includes contactless temperature checks for distribution center employees before they begin working and having teams work in small-group pods to reduce social contact across the center and quickly identify, if necessary, employees who have been in contact with each other.
  • In some cases, these health and safety precautions result in fewer people than usual processing orders at one time. With that in mind, we appreciate our clients’ continued patience if they should experience a delay in their shipment. Our teams are working as quickly and safely as possible to get orders out. 
  • Additionally, beginning March 23, we increased pay by $2 per hour worked for all distribution center employees, and this will continue until stores reopen.
  • We will continue to waive standard shipping fees until stores reopen and are committed to serving clients on our app and e-commerce sites.

 

 

MISE À JOUR COVID-19

 

Bonjour à tous,

 

Nous espérons que vous allez bien dans cette période complexe. Je vous écris pour vous présenter les prochaines étapes et des décisions délicates que nous avons prises pour nous assurer que l’entreprise est prête à naviguer dans cet environnement, et pour solidifier notre capacité à accueillir de nouveau notre collectivité beauté en magasin. Nous vous avons annoncé précédemment que les magasins seraient fermés jusqu’au vendredi 3 avril. Ils resteront finalement fermés jusqu’à ce qu’il soit sécuritaire de rassembler clients et personnel, en fonction des directives des autorités sanitaires.

 

Nous croyons qu’il est important que les magasins restent fermés, mais cela entraîne des changements à nos opérations, et il faut tenir les employés au courant des incidences pour eux. Comme bien des détaillants ayant un réseau de magasins physiques, il nous faut prendre des décisions pesées pour s’adapter à un environnement incertain et sans précédent.

 

Aux États-Unis, il nous a fallu mettre un terme à l’emploi de certains employés saisonniers travaillant à temps partiel. Les employés en question travaillaient chez Sephora depuis peu de temps et ne travaillaient qu’un certain nombre d’heures. Nous leur avons offert une indemnité ainsi que des ressources pour les aider dans cette transition, notamment en les mettant en contact avec des entreprises offrant des services essentiels et étant peut-être à la recherche de personnel à l’heure actuelle. Nous espérons sincèrement pouvoir les compter de nouveau parmi nous très bientôt. Dans le cas des plus de 9 000 autres employés des magasins aux États-Unis, qui forment la majorité de nos employés au pays, nous avons pu nous assurer qu’ils recevraient 100 % de leur salaire, selon la moyenne des heures travaillées, ainsi que leurs prestations de soins de santé jusqu’à la fin mai, ou jusqu’à la réouverture des magasins, selon ce qui se produit d’abord. Ce nombre comprend tous nos employés de magasin à temps plein et nos conseillers beauté autorisés.

 

Pour soutenir ces décisions, nous avons mis en place des mesures dans toute l’entreprise et à notre siège social afin de gérer les coûts de façon responsable et de veiller à ce que les ressources soutiennent nos gens le plus possible. Nous avons également augmenté de façon importante notre contribution au fonds Sephora Stands Together, qui offre de l’aide financière d’urgence aux employés dans le besoin.

 

Nous sommes d’avis que l’ensemble de ces gestes aidera la santé de l’entreprise à long terme, protègera nos gens et assurera notre capacité à rouvrir les magasins au moment opportun.

 

Merci encore de votre loyauté et de votre soutien.

 

Cordialement,

 

Jean-André Rougeot
Président et chef de la direction, Sephora Amériques

 

 

Information ajoutée à la foire aux questions le 14 avril.

 

Quel pourcentage des employés de Sephora a été touché par cette annonce? Est-ce que tous les employés à temps partiel ont été remerciés?

  • Nous avons pris la décision délicate de remercier moins de la moitié de nos employés à temps partiel et saisonniers en magasin. Au total, nous gardons 70 % des employés des magasins Sephora à notre emploi (temps plein et temps partiel) et plus de 80 % de tous les effectifs américains de Sephora au total. Tous les employés qui dépendent des avantages sociaux médicaux de Sephora ont été gardés à notre emploi.
  • Il s’agit d’une décision que nous aurions préféré ne jamais avoir à prendre, et nous savons qu’elle aura une incidence sur la vie des employés touchés. Nous espérons sincèrement pouvoir réembaucher ces personnes prochainement.

 

Est-ce que les employés toujours à l’emploi des magasins aux États-Unis recevront toute leur paie?

  • Les plus de 9 000 employés des magasins des États-Unis, qui représentent la grande majorité de nos effectifs au pays, recevront 100 % de leur paie de base et conservent tous leurs avantages sociaux jusqu’à la fin mai ou jusqu’à la réouverture des magasins, selon ce qui se produit d’abord. Ce nombre comprend tous nos employés de magasin à temps plein et à temps partiel, ainsi que nos conseillers beauté autorisés.

 

Quelles sont les ressources offertes par Sephora aux employés de magasin touchés?

  • Nous avons offert à tous les employés touchés une indemnité de licenciement pour pallier l’assurance-emploi, s’ils décident de s’en prévaloir.
  • De plus, nous avons mis en place une bibliothèque de ressources comprenant un éventail d’information, y compris de l’aide pour la transition, une liste d’entreprises qui embauchent 10 000 employés ou plus, des conseils et outils pour se trouver un nouvel emploi (services d’aide au reclassement), ainsi que des renseignements utiles pendant leur transition.
  • Lorsque nos magasins seront en mesure d’entreprendre une réembauche, nous communiquerons avec les personnes touchées qui souhaitent revenir parmi nous. 

 

Est-ce que les employés touchés peuvent demander des prestations d’assurance-emploi s’ils ont accepté l’indemnité de licenciement?

  • Oui. Tous les employés touchés pourront demander des prestations d’assurance-emploi, même en acceptant l’indemnité de licenciement proposé par Sephora. C’est l’État où réside un employé qui déterminera s’il a droit à ces prestations.
  • Les employés doivent appeler leur bureau de chômage local ou visiter le site d’assurance-emploi de leur État (par exemple, si vous habitez en Californie, cherchez « California Unemployment Insurance ») pour connaître la marche à suivre pour faire une demande de prestations.

 

Quelle est la situation pour les magasins du Canada? Ont-ils été touchés?

  • Les magasins canadiens restent également fermés jusqu’à ce qu’il soit possible de réunir clients et personnel de façon sécuritaire, selon les lignes directrices des autorités sanitaires.
  • Tous les employés à temps plein et à temps partiel des magasins du Canada conservent leur emploi. Cependant, en fonction des changements apportés au personnel de nos magasins aux États-Unis, pendant la fermeture des magasins, tous les employés des magasins au Canada recevront temporairement 80 % de leur salaire de base, mais conserveront leurs prestations de soins de santé jusqu’à la fin mai, ou jusqu’à la réouverture des magasins, selon ce qui se produit d’abord. Nous réévaluerons alors la situation.
  • Les employés de bureau au Canada auront un horaire de travail réduit de 32 heures par semaine et la même réduction de salaire que les employés des magasins du Canada pendant cette période.
  • Les employés peuvent choisir d’utiliser leur solde de vacances pour atténuer l’incidence de ces mesures.

 

Pourquoi Sephora procède-t-elle de façon différente au Canada et aux États-Unis?

  • Nous avons fermé tous nos magasins au Canada et aux États-Unis. Cependant, nos décisions diffèrent entre les deux pays en raison du droit du travail qui est différent.
  • Au Canada, les employés administratifs et les employés des magasins verront leur salaire réduit de 20 %. Ils peuvent choisir d’utiliser des congés rémunérés pour obtenir 100 % de leur salaire. Aux États-Unis, les employés administratifs et les employés des magasins devront prendre 6 jours de congés rémunérés, ce qui équivaut à 20 % de leur salaire pendant la période de fermeture des magasins.

 

Pourquoi avoir choisi de remercier ces employés plutôt que de leur accorder un congé?

  • Tout d’abord, nous espérons sincèrement pouvoir réembaucher ces personnes prochainement.
  • La situation étant incertaine, nous ne savons pas à quel moment les magasins pourront rouvrir ni quelle sera notre capacité de réembauche. Nous avons choisi de procéder ainsi pour être ouverts et transparents avec les employés touchés, en leur offrant une indemnité de licenciement et en ouvrant la porte aux employés qui préfèrent se trouver un autre emploi immédiatement.
  • Lorsqu’une entreprise annonce des congés, il n’y a aucune garantie que les employés en congé pourront réintégrer la masse salariale. Les congés peuvent être prolongés ou le poste peut être supprimé à la fin de la période de congé.

 

 Quelles mesures ont été prises du côté des bureaux administratifs pour protéger l’entreprise?

  • Nos bureaux administratifs ont mis en place un plan de protection des profits afin de conserver les ressources et de se concentrer sur ce qui est essentiel aux opérations de l’entreprise dans l’environnement actuel. Nous avons notamment reporté la majorité des ouvertures de nouveaux magasins et réduit les projets de marketing et de TI.
  • Tous les employés des magasins et de bureau aux États-Unis, y compris la haute direction, devront prendre un congé rémunéré de six jours, ce qui équivaut à 20 % de leur salaire pendant la période de fermeture des magasins.
  • Les employés de bureau au Canada auront un horaire de travail réduit de 32 heures par semaine et la même réduction de salaire que les employés des magasins du Canada pendant cette période.
  • Nous avons également augmenté de façon importante notre contribution au fonds Sephora Stands Together, qui offre de l’aide financière d’urgence aux employés des magasins et des services administratifs dans le besoin.

 

Quels sont les plans pour le commerce en ligne et les centres de distribution?

  • Notre commerce en ligne est toujours offert.
  • Nous avons mis en place chaque mesure de santé et sécurité recommandée par le Centre de distribution global, ainsi que d’autres mesures de protection, afin de promouvoir un environnement sécuritaire et productif dans nos centres de distribution. Nous procédons notamment à une vérification de la température des employés des centres de distribution avant le début de leur quart de travail. Les employés travaillent petits groupes afin de réduire les contacts, et nous avons rapidement retracés les employés ayant été en contact, le cas échéant.
  • Dans certains cas, ces mesures de prévention exigent que moins d’employés traitent les commandes en même temps. C’est pourquoi nous apprécions la patience de nos clients s’il devait y avoir des retards dans la livraison de leur commande. Nos équipes travaillent le plus rapidement et de la façon la plus sécuritaire possible pour acheminer les commandes.
  • De plus, depuis le 23 mars, nous avons augmenté le salaire de tous les employés de nos centres de distribution de 2 $ par heure travaillée; cette mesure sera en place jusqu’à la réouverture des magasins.
  • Nous maintenons la suspension des frais de livraison standard jusqu’à la réouverture des magasins et nous nous engageons à servir nos clients sur notre application et sur notre site de commerce en ligne.
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